Na osnovu čl. 41. stav 3 Zakona o zaštiti podataka o ličnosti („Službeni glasnik RS“, broj 87/2018), u daljem tekstu Zakon, u Novom Sadu, dana 09.12.2019. godine, Proverbum doo, PIB 102844970, Matični broj 08786062 (u daljem tekstu: Proverbum), donosi sledeći:

PRAVILNIK O ZAŠTITI PODATAKA O LIČNOSTI

SVRHA I CILJ PRAVILNIKA

Pravilnik o zaštiti podataka o ličnosti (u daljem tekstu: Pravilnik), je osnovni interni opšti akt koji reguliše zaštitu podataka o ličnosti zaposlenih, saradnika, konsultanata i drugih lica angažovanih od strane Proverbuma, kao i drugih lica čije podatke Proverbum obrađuje (korisnika, klijenata), a u skladu sa Zakonom o zaštiti podataka o ličnosti Republike Srbije, Opštom uredbom o zaštiti podataka Evropske unije, Uredba (EU) 2016/679 Evropskog Parlamenta i Saveta od 27. aprila 2016. o zaštiti fizičkih lica u pogledu obrade ličnih podataka i o slobodnom kretanju takvih podataka i ukidanju Direktive 95/46/EC – GDPR.) i drugim relevantnim pravnim izvorima u oblasti zaštite podataka o ličnosti.

Cilj je da se obezbedi pravna sigurnost i transparentnost u pogledu obrade podataka o ličnosti zaposlenih i drugih lica čiji se podaci obrađuju, kao i da se utvrdi pravni osnov, svrha obrade, vrsta podataka koje se obrađuju, prava fizičkih lica u pogledu obrade podataka o ličnosti, mere zaštite podataka, itd.

Pravilnik uspostavlja i obaveze zaposlenih u pogledu zaštite podataka o ličnosti fizičkih lica. Pravilnik se primenjuje i na saradnike, konsultante i druga lica angažovana od strane Proverbuma. Pojam zaposleni, stoga obuhvata i lica angažovana na osnovu ugovora o delu, ugovora o privremenim i povremenim poslovima, i ugovora o stručnom osposobljavanju i usavršavanju i slično.

ZNAČENJE POJEDINIH IZRAZA

Pojedini izrazi upotrebljeni u ovom pravilniku imaju sledeće značenje:

  1. “podatak o ličnosti” je svaki podatak koji se odnosi na fizičko lice čiji je identitet određen ili odrediv, neposredno ili posredno, posebno na osnovu oznake identiteta, kao što je ime i identifikacioni broj, podataka o lokaciji, identifikatora u elektronskim komunikacionim mrežama ili jednog, odnosno više obeležja njegovog fizičkog, fiziološkog, genetskog, mentalnog, ekonomskog, kulturnog i društvenog identiteta;
  2. “posebne vrste podataka o ličnosti” su podaci kojim se otkriva rasno ili etničko poreklo, političko mišljenje, versko ili filozofsko uverenje ili članstvo u sindikatu, genetski podaci, biometrijski podaci, podaci o zdravstvenom stanju, seksualnom životu ili seksualnoj orijentaciji fizičkog lica;
  3. “obrada podataka o ličnosti” je svaka radnja ili skup radnji koje se vrše automatizovano ili neautomatizovano sa podacima o ličnosti ili njihovim skupovima, kao što su prikupljanje, beleženje, razvrstavanje, grupisanje, odnosno strukturisanje, pohranjivanje, upodobljavanje ili menjanje, otkrivanje, uvid, upotreba, otkrivanje prenosom, odnosno dostavljanjem, umnožavanje, širenje ili na drugi način činjenje dostupnim, upoređivanje, ograničavanje, brisanje ili uništavanje (u daljem tekstu: obrada).

PODACI O LIČNOSTI KOJE OBRAĐUJE PROVERBUM

Proverbum može obrađivati sledeće podatke o ličnosti zaposlenih:

Ime i prezime, adresa, datum i mesto rođenja, adresa prebivališta, pol, bračno stanje, matični broj, broj lične karte, državljansvo, broj zdravstvenog osiguranja; Akademske i profesionalne kvalifikacije: stepen obrazovanja, titule, podaci o veštinama, znanju stranih jezika, obukama, istorija zaposlenja, biografija; Finansijski podaci: broj bankovnog računa, podaci o zaradi i dodatnim naknadama; Podaci o izvršenju radnih obaveza: pozicija, procena sueprvizora, poslovna e-mail adresa, pristupna šifra; Komunikacijski podaci: e-mail, broj telefona, kontakt srodnika za hitne slučajeve; kao i drugi podaci neophodni za izvršenje zakonom propisanih obaveza poslodavca i realnizacije ugovora o radu, odnosno drugog ugovornog odnosa između zaposlenog i Proverbuma.

Proverbum može obrađivati sledeće podatke o ličnosti klijenata:

Ime i prezime, naziv poslodavca/institucije/organizacije/obrazovne ustanove koju lice predstavlja ili iz koje dolazi, datum rođenja, mesto rođenja, adresu prebivališta, pol, podatke o akademskim i profesionalnim kvalifikacijama, kontakt e-mail adresa, kontakt telefon.

Proverbum može obrađivati sledeće podatke o ličnosti kandidata za posao:

Ime i prezime, datum i mesto rođenja, adresa prebivališta; Akademske i profesionalne kvalifikacije sadržane u radnoj biografiji i motivacionom pismu: stepen obrazovanja, titule, podaci o veštinama, znanju stranih jezika, obukama, lista prethodnih poslodavaca; Komunikacijski podaci: e-mail, broj telefona.

Napomena: prilikom raspisivanja konkursa za zaposlenje Proverbum, ne utvrđuje formu radne biografije, već se kandidatu ostavlja da je sam odredi. U tom smislu Proverbum može doći u posed većeg obima podataka od predstavljenog, voljom kandidata za posao. Svi prikupljeni podaci čuvaju se u periodu od godinu dana u svrhu naknadne procene potrebe za angažovanjem kandidata za posao.

Rukovalac, u skladu sa načelom minimizacije podataka, ne obrađuje veći broj ili drugu vrstu ličnih podataka od onih koji su potrebni da bi se ispunila navedena svrha. Ukoliko se obrada posebnih vrsta podataka vrši na osnovu saglasnosti lica (na primer, kako bi se prilagodili uslovi obuke ili rada zdravstvenom stanju polaznika), ta saglasnost mora biti data u pisanoj formi koja obuhvata detaljne informacije o vrsti podataka koji se obrađuju, svrsi obrade i načinu korišćenja podataka.

Rukovalac i njegov predstavnik vodiće odgovarajuće evidencije o radnjama obrade za koje je odgovoran, a sve u skladu sa članom 47. Zakona.
Takođe, u skladu sa članom 47. Zakona, navedene evidencije se vode u pismenom, elektronskom obliku, a evidencije iz stava 1,3,4 i 6 ovog člana, čuvaju se trajno.

IZVOR PODATAKA O LIČNOSTI ZAPOSLENIH I KLIJENATA

Podaci o ličnosti prikupljeni od zaposlenog lica, kandidata za posao i klijenta: opšte je pravilo da podatke o ličnosti prikupljamo direktno od lica na koje se podaci odnose (usmenim ili pisanim putem, elektronski)

Podaci o ličnosti koje prikupljamo od drugih izvora: Proverbum može prikupljati podatke o zaposlenima i kandidatima za posao i od drugih izvora, pre svega bivših poslodavaca, pre svega o podacima koji su relevantni za zaposlenje. Svi prekomerni podaci biće trajno brisani.

SVRHA OBRADE PODATAKA

Proverbum obrađuje podatke o ličnosti u dole navedene svrhe. Ne obrađujemo više podataka ili širi krug podataka od onih koji su neophodni za ostvarenje navedenih svrha.

Zapošljavanje i upravljanje ljudskim resursima

Obrađujemo podatke o ličnosti za potrebe uspostavljanja i realizacije radnog odnosa, uključujući i druge ugovorne odnose, po osnovu kojih Proverbum angažuju saradnike i konsultante. Takođe, obrađujemo podatke za potrebe utvrđivanja adekvatnosti i kvalifikacija kandidata za određena radna mesta; za obračun zarada, putnih troškova i dnevnica; za utvrđivanje naknada po osnovu bolovanja i drugih vidova odsustva sa radnog mesta; za procenu napredovanja zaposlenih; za disciplinske postupke.

Obavljanje delatnosti i vršenje poslovnih aktivnosti

Rukovalac obrađuje podatke o ličnosti za potrebe nabavke i plaćanja roba i usluga, poslovni razvoj, poslovnu saradnju, upravljanje projektima, organizaciju rada, kancelarijsko poslovanje i druge vidove obavljanja delatnosti i sprovođenja poslovnih aktivnosti, uključujući izveštavanje klijenata o sprovedenim poslovnim aktivnostima;

Komunikacija, informacione tehnologije i informaciona bezbednost

Rukovalac obrađuje podatke o ličnosti u svrhu upravljanja i održavanja funkcionisanja komunikacijske i informacione mreže, održavanja informacione bezbednosti i prevencije ostvarenja informacionih rizika.

Usklađivanje poslovanja sa relevantnim propisima

Proverbum obrađuje podatke o ličnosti radi ispunjenja pravnih obaveza i usklađivanja poslovanja sa relevantnim propisima, pre svega iz domena radnog i poreskog zakonodavstva.

USTUPANJE PODATAKA I IZNOŠENJE PODATAKA IZ REPUBLIKE SRBIJE

Proverbum će ustupati lične podatke trećim licima samo za potrebe navedene u nastavku. Proverbum će preduzeti sve potrebne mere kako bi se osiguralo da se lični podaci obrađuju i obezbeđuju u skladu sa važećim propisima.

Kada je to potrebno, Proverbum može angažovati treća lica – pružaoce usluga – da vrše pojedine radnje obrade podataka za naš račun i u naše ime. U tim situacijama, Proverbum ima svojstvo rukovaoca, a pružaoci usluga svojstvo obrađivača podataka o ličnosti ( na primer, Proverbum može angažovati pružaoca usluga hostinga). U takvim slučajevima, biće ustupljeni samo oni podaci neophodni za ostvarenje svrhe ugovorene obrade, i obrađivači ih ne mogu koristiti za druge svrhe. U ovim slučajevima, uslov obrade podataka, i odgovornost za zaštitu podataka definisaće se ugovorom između Proverbuma i obrađivača.

Lične podatke ustupićemo javnim organima samo kada je to zakonom propisano. Proverbum će, na primer, odgovoriti na obrazložene i pisane zahteve sudova, tužilaštva i drugih javnih organa.

ROKOVI ČUVANJA PODATAKA

Lični podaci neće biti zadržani duže nego što je to neophodno za ostvarenje svrhe za koju su prikupljeni.
Ukoliko je rok čuvanja podataka o ličnosti propisan zakonom, Proverbum će zadržati podatke u datom zakonskom roku.

Nakon ispunjenja svrhe, odnosno isteka zakonom propisanog roka za čuvanje podataka, podaci će biti trajno obrisani.

U određenim slučajevima, lični podaci se mogu čuvati duži vremenski period, za potrebe ispunjenja zakonskih obaveza ili za uspostavljanje vršenje ili odbranu pravnog zahteva, u skladu sa važećim zakonima.

PRAVA LICA U POGLEDU ZAŠTITE PODATAKA O LIČNOSTI

Pravo na obaveštenje o obradi i uvid: Zaposleni i druga lica na koja se podaci odnose imaju pravo da budu obavešteni o obradi njihovih ličnih podataka i pravu na pristup njihovim ličnim podacima.
Pravo na dobijanje kopije: Zaposleni i druga lica na koja se podaci odnose imaju pravo na izdavanje kopije podataka od strane Proverbuma.

Prava lica povodom izvršenog uvida: Nakon izvršenog uvida lica na koja se podaci odnose imaju pravo da od Proverbuma zahtevaju ispravku, dopunu, ažuriranje, brisanje podataka.

Pravo na prenosivost: Lice na koje se podaci odnose može zahtevati od Proverbuma prenošenje ličnih podataka drugom rukovaocu, kada je to tehnički izvodljivo, odnosno kada se lični podaci, koji su predmet zahteva za prenošenje, nalaze u strukturiranom i mašinski čitljivom formatu.

Pravo na povlačenje saglasnosti: U situacijama kada je pravni osnov za obradu ličnih podataka saglasnost lica na koje se podaci odnose, to lice ima pravo da u bilo kom trenutku povuče datu saglasnost, u pisanom obliku.

Pravo na protivljenje obradi: Lice na koje se podaci odnose ima pravo da se protivi obradi podataka o ličnosti u cilju direktnog marketinga i zatraži ograničenje obrade u nekim drugim slučajevima.

Pravo na pritužbu Povereniku za informacije od javnog značaja i zaštitu podataka o ličnosti: Ako lice na koje se podaci odnose nije zadovoljno odgovorom Rukovaoca na zahtev za ispunjavanje prava u pogledu zaštite podataka o ličnosti, ono ima pravo da podnese pritužbu Povereniku za informacije od javnog značaja i zaštitu podataka o ličnosti.

OBAVEZE ZAPOSLENIH

Zaposleni su obavezni da ustupe svoje lične podatke koji su potrebni Proverbumu za ispunjavanje svojih zakonskih obaveza i sprovođenje svog poslovanja.

Zaposleni su obavezni da poštuju i štite lične podatke koje obrađuju tokom rada u Proverbumu. Zaposleni mogu obrađivati samo one podatke kojima im je dozvoljen pristup, u skladu sa zadacima koje obavljaju.

Kontakt osoba Rukovaoca koja je zadužena za pitanja zaštite podataka o ličnosti je zaposleni koji obavlja poslove prevodioca Nataša Tomić.

PRELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE

Ovaj pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja na oglasnoj tabli.

Tekst ažuriran: 10. novembar 2020.
Autor: Proverbum doo


Lokacija

Hajduk Veljkova 11/IV
21000 Novi Sad, Srbija

Telefoni

Telefon: 021 47 25 227

Fax: 021 47 25 226